Batu, kpu-kotabatu.go.id (28 Oktober 2021) – KPU Kota Batu mengikuti Sosialisasi Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota se Jawa Timur pada hari Kamis, 28 Oktober 2021 yang diselenggarakan secara virtual. Sosialisasi ini dihadiri oleh Ketua dan Anggota KPU Jatim, dan diikuti oleh kurang lebih 117 (seratus tujuh belas) peserta terdiri dari Divisi Hukum dan Pengawasan, Sekretaris dan pejabat fungsional/struktural KPU Kabupaten/Kota se Jawa Timur.

Acara Sosialisasi dibuka secara resmi oleh Ketua KPU Provinsi Jawa Timur, Choirul Anam yang menyampaikan bahwa kegiatan ini tidak hanya diperuntukkan untuk internal, tetapi berlaku untuk semua instansi lembaga dimana penyusunan naskah dinas tersebut diatur dalam peraturan yang baku.
Dalam arahannya Ketua KPU Provinsi Jatim menyampaikan bahwa KPU Provinsi Jatim dan KPU Kabupaten/Kota se Jawa Timur selain menyelenggarakan tugas pokok dengan baik, juga memberikan keseragaman dalam penyusunan naskah dinas tersebut, sehingga dalam pelaksanaan kearsipannya lebih mudah penataannya dan mudah untuk pencariannya. “Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat,” tambah Choirul Anam..

Divisi Hukum dan Pengawasan KPU Jatim, Muhammad Arbayanto juga memberikan materi pengarahan tentang isi yang tertuang dalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2021 yaitu bagaimana penyusunan tata naskah dinas KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota.
“Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip” papar Arbayanto.
Pedoman tata naskah dinas merupakan acuan bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan tata naskah dinas.
Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. “Prinsip penanganan naskah dinas yaitu penerima naskah dinas masuk dipusatkan diunit kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan, selain itu menerima naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan dan naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit kearsipan”, tambah Arbayanto.

Adapun sesi tanya jawab selaku moderator Mokko Sub Koordinator Hukum KPU Jatim, ada beberapa usulan maupun pertanyaan yang sampaikan peserta sosialisasi yaitu “Dengan dihilangkannya bulan saya agak kurang sepakat, karena secara administrasi dan pengarsipan dengan adanya bulan memudahkan kita dalam pencarian, mohon bisa ada penjelasan terkait aturan baru ini”, kata salah satu Anggota KPU Kab Lumajang.
Pedoman Tata Naskah Dinas KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota ini merupakan acuan bagi internal KPU dalam menyusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sesuai dengan keperluan masing-masing, kata Arbayanto dalam sesi penutupan acara sosialisasi tersebut.(budhi)